回望过去的一年，在学院“高职示范、工科黄埔、职教本科”的愿景下，办公室11名教职工心往一处想，劲往一处使，敢为善为、苦干实干，以团结的状态、奋斗的姿态，全力助力学院高质量发展。

以提升工作能力为重点，建设“学习型”组织

“打铁还需自身硬”，为了不断提高工作能力和服务水平，办公室将部门内部学习作为一项重点任务，抓牢提高业务能力这个关键，把增强工作本领、提高业务能力、解决实际问题作为根本目的，坚持结合工作学、带着问题学、深入实践学，加快知识更新、加强实践锻炼，使专业素养和工作能力跟上时代节拍，避免少知而迷、无知而乱，努力成为本领域的行家里手。学期初便制定好学习主题和学习计划，每月由一名同事针对自身擅长的主题进行领学，其他同事“谈感想、讲心得、话体会”，进行充分的交流研讨。在学院“职教文件学习”活动中，办公室积极响应党委号召，制定内部学习方案，认真组织研讨，结合学院实际和自身岗位，为学院发展献计献策，其中2条“金点子”被学院采纳，纳入学院下一步工作思路及重点。

图1 办公室部门内部学习

以标准化建设为抓手，建设“规范型”组织

一是职责分工清晰，分工不分家。办公室作为学院工作的“大管家”，承担着组织协调学院党委、行政日常工作，负责学院发展规划与综合改革，负责文电、会务、信函、信访、对外联络，以及工会工作，工作繁杂，业务范围广。为了更好地明确责任，办公室设置负责人岗、副职岗、发展规划岗、文秘管理岗、督查机要岗、档案管理岗、会务接待岗、法务管理岗、工会管理岗、车队队长岗、行政司机岗11个岗位，明确各个岗位职责和工作任务，并设置替代岗位，做到“责任不缺位、工作不断岗”；同时，对于重要的工作任务，办公室全体教职工拧成一股绳，遇到困难一起上，分工不分家，共同配合完成。二是根据职责分工，梳理岗位规范化清单，以“换人不换标准”为原则，从上级制度文件、学院配套制度文件、工作流程、信息化流程建设、工作标准、注意事项、归档材料和统计台账八个方面梳理岗位工作任务，形成规范化和标准化体系。三是梳理工作流程，绘制可视化流程图。为了方便学院各部门及广大师生办理业务，明确业务办理的要求、所需材料和审批过程，办公室针对各项业务绘制可视化流程图，各项业务办理要点一目了然，目前已梳理绘制了12项常规工作流程图。

图2 办公室岗位规范化清单

图3 办公室标准工作流程

以发扬奉献精神为保障，建设“服务型”组织

举手投足皆琐事，俯首甘为孺子牛。因为办公室工作的特殊性，办公室全体教职工全年24小时开机，确保工作任务随时都能贯彻落实。作为学院的“信息枢纽”，办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，杨晓婷老师负责学院的收发文工作，几乎全年无休，“公文不过夜”，当天收文当天流转，确保上级单位的工作布置得到落实，全年流转公文3294件。公务接待是学院的“门面”，是实现学院多领域、多层次、多方位的对外合作交流的“桥梁”和“纽带”。胡鑫和李灵珊两位老师主要负责学院大型会议活动和公务接待工作，全年高标准完成接待工作100余次，每一次接待工作都能做到提前规划，制定方案，充分沟通，周密部署，规范标准，合理安排，向来访单位展现学院的良好风貌。为了提高公务车辆的使用效率，节约开支，规范车辆管理，学院公务用车由办公室实行统一调度。王仕雷、况作超、张庭三位司机师傅承担起全院的公车出行任务，准时安全的完成各项公务出行、来访接待和疫情防控等任务1435车次，服务师生2775人，安全行驶55000多公里。应急处理是车队的核心任务，要求司机随时待命，因人员少任务重，满负荷运转是他们的日常，有时候回到家已是凌晨半夜。为更好地落实“服务至上”品牌建设，由工会牵头开展“为师生办实事”活动，确定了2022年4大类30件实事，同时，工会的胡鑫和兰公湖老师为231名教职工安排体检，组织三八妇女节活动、教职工运动会、乒乓球、羽毛球、篮球比赛等活动，不断丰富教职工的业余生活，提升教职工的幸福感。

图4 夜晚出车的司机师傅

图5 教职工篮球赛

以提升工作质量为目的，建设“精细型”组织

办公室从成立之初一直采用PDCA管理法，每一项工作都需要经过计划(Plan)、执行计划(Do)、检查计划(Check)、对计划进行调整并不断改善(Act)四个阶段，使得办公室各项工作质量不断提升。法律事务办公室王本龙老师负责合同审核工作，为了规避法律风险，完善合同条款，避免或减少纠纷，他牵头制定《学院合同管理办法》，学院的每份合同逐条审核，反复修改，确保“万无一失”，同时，在审核过程中，王本龙老师注重总结常见法律问题，有针对性地为学院师生开展法律培训，不断提升师生的法律素养。宋群老师负责印章管理工作，学院用印次数大、文件数量多，在用印过程中，她发现学院印章管理仍存在一些问题，为此她不断优化线上OA印章使用流程、明确审批责任、针对涉密文件制作纸质印章审批表等多措并举，避免用印随意性，进一步提升了印章管理水平。

以加强信息化建设为手段，建设“创新型”组织

在2020年底时，学院许多工作还停留在纸质办公模式，办公室积极推动信息化办公。程昊老师努力钻研，在1个月内迅速建起了企业微信网上工作台，20多项行政、教学、学生工作常用流程逐步实现了无纸化，大大提高了老师们的日常工作效率。随后，根据学院智慧校园建设规划，程昊和同事们一起持续优化信息化办公系统，提高流程规范性和易用性，目前学院常用工作流程已有50余项，本地化部署的“青我办”-OA融合办公系统已正式上线。

图6 OA办公系统

通过建设“五型组织”，办公室全体教职工工作能力不断增强，工作标准不断提升，工作流程不断规范。形成了“积极向上、干事创业”的精气神，成为了让学院领导和全体师生“信得过、靠得住、能放心”的部门。在“学院这三年”主题宣传活动中，办公室接到了撰写典型案例的工作任务，“时间紧、任务重”，在邓效昆主任的带领下，杨晓婷、程昊老师从下午3点到晚上9点，仅用了6个小时的时间，高标准、高质量、高效率总结学院典型事迹，完成16个典型案例的撰写，得到了学院领导和媒体的高度认可。每年一度的绩效考核是全院工作的重中之重，办公室全员上阵，大到制定工作方案、召开推进会、迎接现场考核，小到档案材料标签制作、材料格式、资料打印，都精益求精，助力学院取得更好的成绩。

回顾过去，办公室这支年轻的队伍，充分展示了这是一只“能扛硬活、能打硬仗”的队伍，未来办公室也将永葆奋斗精神，继续深化“五型组织”建设，助力学院发展迈上新台阶。